整理ツールは、単に仕事を順調に進める以上のことに役立ちます。私は生活のすべてを Notion で管理しており、Notion はほぼすべてのことを把握するのに役立っています。 Notion は、タスク、プロジェクト、メモを効率的に整理できる包括的な個人情報管理システムです。
クイックリンク
1. 整理整頓が必要なあらゆるもの専用のページ
Notion で何かを整理するための最初のルールは、アイテムをページに分けることです。仕事用と私生活用のページを分け、その中にネストされたページを作成してさまざまなタスクを分類しています。これにより、個人的なプロジェクト管理のベストプラクティスを適用できるようになります。
私は、収入、支出、大きな購入、貯蓄、投資を追跡するための専用ページを含む、別の財務計画ページを持っています。これは仕事にも当てはまります。ジャーナリスト、ライター、プログラマーとして、私は同時にさまざまなキャリアパスを開いています。専用のページを持つことで、さまざまな種類の作業を個別に追跡することができ、生産性を向上させるために非常に重要です。
月々の予算を計画するなどの定期的な状況では、この構造により時間を大幅に節約できます。多額のお金を追跡するために使用する銀行の明細書、電子メール、手紙、面倒なスプレッドシートを調べる代わりに、Notion Pages 内ですべてをきちんと整理できます。これにより、情報の検索に費やす時間が削減されます。
必ずしもこれを行う必要はなく、Notion では 1 つのページであらゆる種類のものを追跡することができます。ただし、このようにネストされたページの階層構造により、無関係な情報をスクロールしなくても、探している情報を正確に見つけることができます。これにより、重要なタスクに集中でき、気が散ることがなくなります。
2. Notionのクイックリストのチェックリスト
Notion の To-do リスト ブロック機能を使用すると、折りたたみ可能なチェックリストを作成して、To-do リストをすばやく書き留めることができます。何か新しいことを追跡したり、Notion に情報を入力し始める必要があるときは、通常、ToDo リストが最初のステップになります。
Notion のチェックボックスは箇条書きリストと同じように扱われるため、各要素にネストされたチェックボックス (または箇条書き) を含めることができます。このアプローチを使用すると、タスクと、その中の要件、手順、サブタスクを非常に簡単に明確に定義できます。リマインダーを設定することもできるので、この機能を正しく使用すれば、ToDo アプリを Notion に置き換えることができます。
私の Notion ページのほとんどには、少なくとも何らかのチェックリストがあります。毎日のやるべきことの追跡以外にも、食料品の買い物から読む必要のある本の追跡、新しいオフィスのセットアップの進捗状況の追跡まで、あらゆることにこれらのチェックリストを使用しています。
専用の ToDo リスト アプリと比べて失われる唯一の機能は、ToDo リストを含むウィジェットを携帯電話のホーム画面にピン留めする機能です。 Notion では Android ウィジェットが利用可能で、ページ ウィジェットを使用すると、リストが含まれているページにすぐにアクセスできます。ただし、Microsoft To-Do などのアプリでは、ホーム画面から直接新しいタスクを選択したり追加したりできるツールが提供され、よりシームレスなエクスペリエンスが実現します。
3. 仕事とプロジェクトを追跡するためのデータベース
私 私はNotionデータベースを使用しています。 ほぼすべてを追跡します。個別のプロパティを作成したり、数式を使用したり、自動化をサポートしたりして、作業を楽にすることができます。 Notion データベースは、Asana、Jira、GitHub などのサードパーティ アプリと同期することもできるため、さまざまなプラットフォーム間でタスクを追跡しやすくなります。
Notion データベース内の各項目はページであるため、1 つのテーブル内に大量の情報を整理できます。特定のフィルターや並べ替えを使用してデータベースのカスタム ビューを作成し、コンテンツを簡単に分類することもできます。また、テーブル間でデータをリンクしたい場合も、Notion の関係機能がそれを処理します。多数のアイテムを含む大規模なデータベースや、1 ページに複数のデータベースがある場合、ナビゲーションが困難になることがあります。カスタム ビューを設定すると、一目では確認できない関連情報をすばやく見つけることができます。
データベースを設定するときに、列にさまざまなデータベース プロパティを追加するオプションがあります。データベースには、単純なテキストや数値から、21 回のクリックで特定の自動化をトリガーする数式やボタンまで、XNUMX 種類のプロパティが用意されています。ファイルや画像をデータベースにアップロードして簡単に保存することもできます。
私の追跡システムは、関連タスクが割り当てられるとすぐに Asana からそのタスクを取得します。インポートしたら、個々のページを使用して記事の調査やメモを含め、追跡プロパティを使用して複雑なタスクを小さな部分に分割します。
異なるページでタスクを追跡する複数のデータベースがある場合は、それらのタスク トラッカーをタスク データベースに変換できます。あなたに割り当てられたすべてのタスクがセクションの下に表示されます。 私のタスク Notionのホームページで。タスクデータベースにはプロパティが必要であることに注意してください 状態 و 管理者 و 期日ですので、まだ追加していない場合は必ず追加してください。
データベースを完全に使用するには、少なくとも Notion Plus サブスクリプションにアップグレードする必要がありますが、追加された機能はコストに見合う価値があります。このアプリのおかげで時間が節約できたので、 私のNotionサブスクリプションは毎月自動的に支払いが行われます。.
4. テキストでタスクのステータスを示すには色を使用します。
Notion には、太字、斜体、下線、取り消し線、背景色、テキスト色などの基本的なテキスト書式設定オプションが用意されています。迅速な追跡システムを考案する必要がある場合は、タスクのステータスを示すために色を使用することをお勧めします。 効果的なタスク管理戦略.
以前使用していたタスク管理システムの 1 つは、テキストの色を使ってアイデアを追跡していました。可能性のあるアイデアを記載した ToDo リストが完成したら、各アイデアの進捗状況を示すためにテキストをさまざまな色で塗り分けました。この方法は、 タスクの整理 視覚的に。
黄色のタスクは編集者がレビュー中であることを示し、緑のタスクは承認されたことを示し、赤のタスクは拒否されたことを示します。記事を書き終えたら、タスクボックスにチェックを入れるだけで次のタスクに進むことができます。このシンプルな方法は、 タスクの生産性.
このシステムは、データベースを使用して構築された現在の記事管理システムほど詳細ではありません。しかし、新しいプロジェクトが割り当てられ、整理された追跡システムを構築する方法を決める時間がない場合は、ToDo リストに色付きのテキストを追加すると効果的です。これは、迅速かつ効果的な解決策です。 タスク追跡.
5. Google カレンダーと Google スプレッドシートの統合
Notion は多機能なツールですが、何でもできるわけではありません。ここでサードパーティ アプリの統合が役立ちます。 Notion の多くの統合により生産性が向上します。特定のサービスがサポートされていない場合は、いつでも Web コンテンツを埋め込むことができます。
私は Notion データベースがとても気に入っていますが、Notion の数式は Excel や Google Sheets の数式と同じようには機能しません。そのような場合は、Google Sheets のスプレッドシートを作成し、関連する Notion ページにインポートします。
Google スプレッドシートから共有リンクをコピーし、ブロックを使用して Notion に埋め込むだけです。 埋め込む。 Google Sheets ウェブ アプリと同じ機能を備えた、完全に機能するスプレッドシートを Notion ページ内ですぐに利用できるようになります。
Google カレンダーにも同じことが当てはまります。私は長年の Android ユーザーとして、Google エコシステムに深く浸かっているため、Notion Calendar に切り替えるのは私にとってあまり現実的ではありません。埋め込み機能を使用すると、カレンダーを任意の Notion ページに追加し、携帯電話のカレンダー アプリから追加した新しい予定やイベントを表示できます。
Notion は、特にセットアップの簡単さを考慮すると、非常に強力なツールです。さまざまな機能やブロックをすべて調べるには、ある程度の時間がかかりますが、一度調べれば、重要な仕事のタスクから忘れていたデートの夜まで、すべてを把握できるようになります。
