ほとんどの従業員は、業務アプリケーションを頻繁に切り替えることに慣れすぎており、それによって長期的な筋肉の記憶が形成されています。これらのツールは便利ですが、ある程度の役に立ちません。
ウィンドウとタブの切り替えには数秒しかかかりませんが、複数のアプリを同時に実行すると、週に数時間かかることになります。ほとんどの従業員は時間を無駄にしていることにさえ気づいていません。ワークフローを効率化するために、オフィスで仕事用アプリを導入しすぎることの危険性について説明します。確認する フリーランスの一般的な問題を解決する無料のアプリとウェブサイト.
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作業中にアプリケーションを切り替える必要があるのはなぜですか?
テクノロジーは、さまざまな作業タスクを自動化することにより、ビジネス プロセスとルーチンを簡素化します。プロジェクト管理ツールはチームの責任を整理し、時間追跡ツールは従業員の活動を監視し、スケジュール ツールは期限を設定します。
しかし、アプリは依然として人間の労力を完全に置き換えることはできません。多くの雇用主が自動化への過剰投資を行っているため、従業員は複数のアプリケーションをやりくりする必要があります。同社が実施した縦断的調査では、 オクタ株式会社 米国企業の 10% は 199 以上のビジネス アプリケーションを導入しています。ほとんどの人は、複数の基本的なプラットフォームをすぐに扱うことができません。
多くの業務アプリケーションを切り替えることによる悪影響
異なるウィンドウ間の切り替えは、自動化と利便性の代償としてわずかで非効率的であると主張する人もいるかもしれません。結局のところ、デジタル ユーザーは成長と急速な変化に適応する必要があります。企業は特定のソフトウェアしか統合できませんが、ビジネス アプリケーションを多用しすぎると、従業員にとって多くの不利益が生じます。ここではその一部を紹介します。
1. プラットフォーム間の切り替えは時間の無駄
企業は時間を節約するためにビジネス ツールに投資します。彼女は、あなたのような従業員が日常業務の一部を軽減することで、より多くの成果を上げられることを望んでいます。はい、オフィス アプリケーションはワークフローを高速化します。ルーチンに組み込んで仕事量を減らすことはできますが、依存しすぎると逆効果になります。
多くのアプリケーションを頻繁に切り替えると、多くの時間が無駄になります。人気のあるプラットフォームをすべて入手しようとするのではなく、職場での多くの時間の無駄に真に対処できるビジネス アプリを選択する必要があります。管理者には、すでに利用可能な基本的なツールに限定するよう依頼してください。アプリを過剰に購入すると、会社のリソースが無駄になり、従業員に不必要なストレスがかかるだけです。
2. 複数のプラットフォームに情報を保存するとセキュリティに抵触する
資産監視はサイバーセキュリティにおいて重要な役割を果たします。外部および内部の攻撃を防ぐ最善の方法は、どのユーザーがファイルにアクセス、表示、変更しているかを監視することです。データ侵害がいつ発生するかは誰にもわかりません。 IT マネージャーは、会社のデータのあらゆる部分に 24 時間 365 日リアルタイムでアクセスできる必要があります。
ただし、複数のアプリを使用すると監視が難しくなります。クロスプラットフォームの追跡には膨大なリソースがかかるため、ほとんどの企業は優先度の低いアプリを完全に無視することを好みます。
この方法では、会社全体のセキュリティ システムが危険にさらされることに注意してください。今日のサイバー犯罪者は、古くて時代遅れの個人識別情報 (PII) を悪用する技術的スキルとリソースを備えています。定期的に監視できないアプリケーションには会社のファイルを移行しないでください。確認する サードパーティのリスク管理とは何ですか?なぜ重要ですか?
3. アプリ間の切り替えによりアイデアの流れが中断される
新しい情報を処理すると、フロー状態に到達できなくなります。 1 日に何度も異なるプラットフォームを切り替える場合、数分以上の集中力を必要とする複雑なタスクに苦労することになります。
タブの切り替えにはほとんど手間がかかりませんが、別のタスクに移動すると、かなりの認知的負担が生じます。従業員は新しい情報を自動的に処理する機械ではありません。サイトが発行したレポートを表示します Psychreg.org 短期記憶チャネルは、10 ～ 60 秒間で約 XNUMX つの項目しか保存できません。
最善のアプローチは、タスクごとに使用するプラットフォームを制限することです。あなたが記事を書いているとします。執筆中に情報を収集するためにプラットフォームやタブ間を移動するのではなく、事前に最も重要なポイントを見つけて収集します。確認する 在宅勤務が体に悪い理由.
4. バックグラウンドで実行するアプリが多すぎると、デバイスの機能に悪影響を及ぼします。
バックグラウンドで実行されているプロセスが多すぎると、デバイスの速度が低下します。インスタント メッセージング アプリケーションやプロジェクト管理ツールなどの軽量アプリケーションは、RAM をあまり消費しません。ただし、写真編集アプリ、ウェブサイトビルダー、ビデオ会議アプリなどの重いアプリケーションを同時に実行すると、多少の遅延が発生する可能性があります。
デバイスの制限を知っておく必要があります。 RAM を大量に使用するアプリを必要とするタスクをブロックして、その間のバックグラウンド プロセスの一部を排除できます。ガジェットを保護するだけでなく、動作も高速化します。ページの読み込みが遅い、アプリケーションが応答しないなどの外部障害により、特に壊れたアプリケーションを再起動し続けると集中力が困難になります。確認する リモートワークで最も一般的な技術的問題とその解決方法.
5. 新入社員が複数のプラットフォームに慣れるには時間がかかる
準備は順応に重点を置く必要があります。新入社員を歓迎する最良の方法には、チームの紹介、詳細なトレーニング、リソースの説明が含まれます。しかし、インストラクターが文房具を教えることにほとんどの時間を費やしている場合、うっかりこれらの活動を見失ってしまう可能性があります。
6. 従業員は多くのプラットフォームを覚えるのが難しいと感じるかもしれません
複数のウィンドウを切り替えることと、毎日使用するさまざまなプラットフォームを使いこなすことは別のことです。すべてのツールが同じ方法で構築されているわけではありません。コミュニケーション プラットフォームやメモ作成アプリについてはすぐに学ぶことができますが、プロジェクト管理プラットフォーム、Web サイト ビルダー、ビデオ エディターなどの複雑なリソースを使用するには、多くの練習が必要です。
複数のプラットフォームを学習すると、認知力が消耗します。オフィスツールの習得に何時間も費やしてしまうと、実際の仕事に使えるエネルギーや頭脳がなくなり、パフォーマンスが低下してしまいます。確認する リモートワークプレイスのエクスペリエンスを向上させるための最良のツール.
アプリを切り替える必要性を減らすにはどうすればよいでしょうか?
自営業の場合は、ワークフローをより細かく制御できるようになります。フリーランスのタスクを自動化するために使用するツールを評価し、どのツールがすでに使用している他のツールとうまく統合できるかを確認します。ほとんどの管理ツールは、同じエコシステム内のサードパーティ アプリケーションに対応します。
また、民間企業に勤めている場合は、上司のサポートが必要になります。ワークフローのボトルネックがないかチームの活動レポートを確認するよう依頼します。冗長なツールを削除し、単一のライセンスを取得したプラットフォームでどのプラットフォームを実行できるかを確認し、効果的なファイル移行戦略を試してください。強力な議論ができたら、それを適切な部門に提出します。確認する リモートワークでサイレント退職を見分ける方法: いくつかのヒント.
効率的なワークフローを妨げる小さな悪い習慣を排除します。
アプリは特定のタスクを自動化できますが、複数のオプションを突然採用すると、ワークフローの生産性が妨げられます。あまりにも多くのツールを使いすぎないでください。異なるアプリケーション間の切り替えとは別に、新しいページの読み込み、アプリケーションの起動、ファイルの移行などの無頓着なタスクにも時間を浪費することになります。
生産性をさらに向上させるには、ワークフローのボトルネックの原因となる小さな悪い習慣を継続的に評価してください。ビジネス活動を追跡することをお勧めします。タスクを定義すると、先延ばしやソーシャル メディアなど、隠れた危険な生産性の低下要因を発見するのに役立ちます。閲覧できるようになりました 在宅勤務が体に悪い理由.
