これらの簡単なヒントで Outlook の気が散りにくくする方法

<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxAXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxBXNUMX><XNUMXxBXNUMX>ا<XNUMXxBXNUMX>ا Microsoft Outlookのお気に入りのアプリであり、電子メールやカレンダーのイベントを管理するための頼りになるオプションですが、その機能の一部がその本来の目的から完全に気をそらしてしまう可能性があると考えるかもしれません。もちろん、Outlook はワークロードの管理に役立つようにすでに設定されていますが、いくつかの簡単な調整で改善できる可能性があります。

Outlook の動作を改善するいくつかの方法を見てみましょう。

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1. 受信メールのカスタムルールを作成する

電子メールを受信すると、受信箱フォルダーに自動的に移動します。さまざまな人から複数の電子メールを受信すると、追跡するのが難しくなり、すぐに溜まってしまう可能性があります。 Outlook では、特定の人からのメールがサブフォルダーに直接送信されるように受信トレイルールを設定でき、誰が何を送信したかを追跡するのに役立ちます。新しいルールを作成するには、次の手順に従います。

انن<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxXNUMX>لل<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxAXNUMX> ファイル -> ルールとアラートの管理 をクリックします 新しい基地。新しいウィンドウが開き、さまざまなオプションが表示されます。
「ステップ 1: テンプレートを選択します」で、をクリックします。 他の人からのメッセージをフォルダーに移動する.
次に、「ステップ 2: ルールの説明の編集」で、ハイパーリンクをクリックして、指定したフォルダーに電子メールを転送するユーザーまたはパブリックグループを選択する必要があります。
「完了」をクリックしてルールを適用します。

Microsoft の公式ビデオでこれについて詳しく説明しています。

受信トレイルールを使用すると、メッセージが蓄積され、受信トレイ内の重要なメッセージのみにアクセスすることが困難になるのを防ぐことができます。また、特定の人や仕事のメールを追跡する必要がある場合にも最適です。

2.メール通知をオフにする

ここまでで、Outlook が電子メールを受信したときに鳴るビープ音に気づいたかもしれません。タスクバーの Outlook アイコンに黄色の封筒アイコンがポップアップ表示されることにも気づいたかもしれません。これは通知を受け取りたい場合には便利ですが、メールが頻繁に受信され続けると集中力がそがれる可能性があります。幸いなことに、Outlook にはこれらの通知をオフにするオプションも用意されています。

انن<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxXNUMX>لل<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxAXNUMX> ファイル -> オプション -> メール をクリックし、メッセージ到着の見出しの下で、どのアラートをオフにするかを選択できます。選択に満足したら、「OK」をクリックします。

3. カレンダーのリマインダーを設定する

電子メール通知と同様に、Outlook カレンダーは予定の開始 15 分前に通知するように設定されています。これは、次の予定を表示することで行われます。 拒否する ウィンドウを閉じます。

これらのリマインダーは、必要な場合に役立ちます。たとえば、仕事に没頭しているときにリマインダーが表示された場合は、作業を終了して約束の準備をすることができます。

ただし、この機能が必要ない場合は、ワークフローに影響を与える可能性があります。これらのリマインダーをオフにするには、にアクセスしてください ファイル -> オプション -> 詳細設定 をクリックし、[リマインダー] で [リマインダーを表示] の選択を解除します。

あるいは、次の場所にアクセスすることもできます。 ファイル -> オプション -> カレンダー 、[カレンダーオプション] の下に、[デフォルトのリマインダー] のオプションが表示されます。編集するには、次の手順に従います。

[デフォルトのリマインダー] の横にあるボックスをクリックして、ボックスにチェックマークを付けます。
ドロップダウンメニューで、 0分.
マークが消えるまで、[デフォルトのリマインダー] の横にあるボックスを再度クリックします。これを行わないと、選択内容は保存されません。
クリック OK.

これで、これらのリマインダーなしで作業を続けることができます。重要なタスクを追跡する方法が必要な場合は、以下をチェックしてください。 Microsoft To-Do のメリットも.

4. Outlook でカレンダーのイベントに色を付ける

Outlook カレンダーの予定を 1 色で着色することに問題はありません。ただし、色分けすると、カレンダーの表示が簡素化され、個々の予定や会議の内容を確認しなくても、勤務日や週の概要を簡単に把握できるようになります。

たとえば、社内での会議、社外の企業との会議、クライアント、管理タスク、カレンダーで予約したトレーニングなど、さまざまな種類のタスクがスケジュールされている場合、この情報が非常に曖昧になり、より多くの費用を費やす必要がある可能性があります。それらに焦点を当てた時間。

使用する場合カラーコーディングを使用すると、カレンダーをすばやく参照して、準備が必要な作業の種類についての一般的なアイデアを得ることができます。色分けを使用して、重要度に応じて予定に優先順位を付けることもできます。たとえば、「緊急」の会議には赤、「重要」の会議にはオレンジ、「定例」には緑を選択できます。

ここで重要なのは、作業の種類に応じて異なる色を選択し、違いがわかるように互いに似すぎない色を選択することです。開始するには、次の手順に従います。