チームで働いていて、同僚とより効果的にコミュニケーションしたり電子メールを共有したりする必要がある場合、Outlook に共有メールボックスを追加するのが最適なソリューションとなります。これにより、送受信メッセージの管理が容易になり、コラボレーションが容易になり、重要な情報が失われる可能性が低くなります。
組織から共有メールボックスにアクセスできる場合は、それを Outlook クライアントに追加する必要があります。 macOS、Windows 11、Web でこれを行う方法を学びましょう。確認する Outlook をカスタマイズして好みに合わせる簡単な方法.
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共有メールボックスとは何ですか?なぜ便利ですか?
共有メールボックスは、共有受信トレイと同様、承認されたユーザーがデスクトップおよび Web 上の Outlook クライアントからアクセスできる単なる電子メール アドレスです。共有メールボックスに送信されたメッセージに誰かが返信すると、その返信は個々のユーザーではなく、共有アドレスからのものであるように見えます。
いくつかの理由で共有メールボックスを使用することが必要になる場合があります。まず、中央の受信箱として使用でき、特定のアドレス宛てのすべての電子メールが 1 つのメールボックスに到着します。組織に人事、サポート、財務、IT などの異なる部門がある場合、各部門が独自の共有メールボックスを使用できます。
通常のメールボックスを一時的に共有メールボックスに変換して、ライセンス コストを節約できます。また、返信以外の電子メール アカウントとして使用したり、クラシック Outlook クライアント上の共有チーム カレンダー アプリとして使用したりすることもできます。
ただし、いくつかの制限があります。デフォルトでは、各共有メールボックスには 50 GB の記憶域スペースが与えられます。制限を超える場合は、より多くのストレージ領域を割り当てるために追加のライセンスが必要になります。共有メールボックスには一度に最大 25 ユーザーを含めることができますが、一度にアクセスするユーザーが多すぎると困難になる可能性があります。
Windows 上の Outlook に共有メールボックスを追加する方法
共有メールボックスを Outlook に追加するには、Office 365 管理者がアカウントに必要なアクセス許可を付与する必要があります。これを行うと、次回 Outlook を起動したときに共有メールボックスがアカウントに表示されます。
そうでない場合は、手動で追加できます。
- Outlook でアカウント名を右クリックし、 共有フォルダーまたはメールボックスを追加する .
- [共有フォルダーまたはメールボックスの追加] ダイアログ ボックスで、共有メールボックスのアドレスを入力します。次にクリックします 嫌う.
- しばらくすると、共有メールボックスが電子メール アカウントの下部に表示されます。権限エラーが表示された場合は、Office 365 管理者に問い合わせて、必要なアクセス権があることを確認してください。
共有メールボックスがすぐに表示されない場合は、[Shared with Me] フォルダーをクリックして展開し、表示します。これは、新しい Outlook クライアントのデフォルトのビューです。残念ながら、従来の Outlook クライアントのように、[自分と共有] フォルダーから削除してプライベート アカウントのように見せる方法はありません。
共有メールボックスを介して、または共有メールボックスとして電子メール メッセージを送信するには、 新着メール。次に、[From] ドロップダウン メニューをクリックして、共有メールボックス アドレスを選択します。メールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。
共有メールボックスを従来の Outlook に追加する
従来の Outlook クライアントを使用している場合は、次の手順に従って共有メールボックスを追加できます。
- クラシック Outlook クライアントを開き、[ファイル]、[アカウント設定] の順にクリックし、もう一度 [アカウント設定] を選択します。
- [アカウント設定] ダイアログ ボックスで、職場の電子メール アカウントを選択し、[変更] をクリックします。
- さらに選択してください 設定 -> 詳細 -> 追加.
- 共有メールボックスの電子メール アドレスを入力し、[OK] をクリックします。
- 「適用」および「OK」をクリックして変更を保存します。
- 「次へ」→「完了」→「閉じる」を選択します。
[追加] オプションがグレー表示されている場合は、同じ Outlook プロファイルに複数の Exchange アカウントが設定されている可能性があります。これを修正するには、新しいプロファイルを作成し、共有メールボックスに関連付けられているアカウントのみを追加します。完了すると、「追加」オプションが利用可能になります。
新しい Outlook プロファイルを作成するには:
- انن<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxXNUMX>لل<XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxDXNUMX><XNUMXxAXNUMX> ファイル -> アカウント設定 -> プロファイルの管理.
- [メール設定] ダイアログ ボックスで、[プロファイルの表示] をクリックします。
- 「全般」タブで「追加」をクリックし、新しいプロファイルの名前を入力して「OK」をクリックします。
- 追加する共有メールボックスに関連付けられたアカウントの詳細を入力します。名前、メールアドレス、パスワードを入力して「次へ」をクリックしてください。画面の指示に従ってアカウントの追加を完了します。
- [メール] ダイアログ ボックスに戻り、[OK] をクリックして変更を保存します。
新しいプロファイルを準備したら、手順を繰り返して共有メールボックスを追加します。 Outlook プロファイルを切り替えるには、次のサイトにアクセスしてください。 ファイル -> アカウント設定 -> プロファイルの変更をクリックし、「OK」をクリックして Outlook を閉じます。 Outlook を再起動し、好みのプロファイルを選択して [OK] をクリックします。
macOS 上の Outlook に共有メールボックスを追加する方法
macOS 上の Outlook クライアントに共有メールボックスを追加するのは簡単なプロセスです。その方法は次のとおりです。
- Outlook クライアントを開き、[メニュー] をクリックします。 أدوات、を選択します アカウント.
- 共有メールボックスにアクセスできるアカウントを選択します。次に、選択します 代表団と参加.
- 「私と共有」タブを開きます。
- プラス アイコン (+) をクリックして、共有または委任されたメールボックスを追加します。
- 共有メールボックスの電子メール アドレスを入力し、検索結果から選択します。
- クリック 嫌う。 Outlook は必要なアクセス許可を確認し、共有メールボックスを追加します。完了したら、クリックします 完了.
新しい共有メールボックスは、既存の Outlook アカウントの下に別のアカウントとして表示されます。確認する Outlook で送信された電子メール メッセージを取り消したり置き換えたりする方法.
Mac 上の従来の Outlook に共有メールボックスを追加する
Mac 上の従来の Outlook に共有メールボックスを追加する方法は少し異なります。その方法は次のとおりです。
- 従来の Outlook クライアントでメニューを開きます أدوات そして選択 アカウント.
- クリックして開きます 高度なオプション 次にタブを開きます 委員.
- +（追加）ボタンをクリックします。
- 共有メールボックスの名前または電子メール アドレスを入力し、選択します。
- クリック 嫌う 次に、をクリックします OK 変更を保存します。
Web 上の Outlook に共有メールボックスを追加する方法
Microsoft Outlook Online を使用している場合は、次の手順に従って共有メールボックスを追加します。
- ログインする Outlook ウェブ上で。
- サイドペインで右クリックし、 フォルダー そして選択 共有フォルダーまたはメールボックスを追加する.
- ポップアップ ダイアログ ボックスで、共有メールボックスのアドレスを入力して選択します。次にクリックします 嫌う.
Outlook に共有メールボックスを追加すると、あなたや同僚が電子メールをより効率的に管理できるようになり、チーム メンバー間のコミュニケーションやコラボレーションが容易になります。簡単な手順に従うことで、この機能を有効にしてメッセージを整理し、日々の作業を簡素化することができます。今すぐ閲覧できます これらの簡単なヒントで Outlook の気が散りにくくする方法.
