最近では、プロジェクトに付随するレポートなしではプロジェクトについて考えることは不可能です。実際、プロジェクトによっては、ライフサイクル中に複数のレポートを生成する必要があります。プロジェクトやクライアントはさまざまな種類のレポートを作成する必要があるかもしれませんが、すべてのレポートは簡潔で理解しやすいものである必要があります。
この記事では、完了したプロジェクト、またはすでに取り組んでいるプロジェクトに関する効果的なレポートを作成する方法を学びます。確認する 組織に最適なナレッジベース アプリケーション.
クイックリンク
1. 明確かつ簡潔なタイムライン
プロジェクト レポートにはタイムラインが含まれている必要があります。簡潔である必要がありますが、受信者が簡単かつ迅速に理解できるように、必要な情報がすべて含まれている必要があります。
週ごとのスケジュールを作成するのが最善ですが、必要に応じて隔週または月ごとにスケジュールを作成することもできます。タイムシートには、リソース名、タスク名、日付、曜日、毎日の開始時刻、終了時刻、総労働時間を含める必要があります。
すべての詳細をスプレッドシートに手動で入力する代わりに、Timely などのスケジュール アプリを使用できます。ここには、勤務時間やタスク名などを書き込むことができます。その後、アプリケーションはタイムシート レポートを自動的に生成します。確認する 生産性を向上させる MacOS 用の最高の時間追跡アプリ 5 選.
2. 詳細な経費報告書
完全な経費報告書が必要なのはクライアントだけではありません。また、チームがプロジェクトのライフサイクル全体にわたって予算と実際のコストを追跡するのにも役立ちます。
経費報告書には、品目またはサービス、その数量、金額、推定予算、コスト、および残高を含める必要があります。チームメンバーがプロジェクトのサービスまたは製品を購入したい場合は、対応する経費報告書を提出するように依頼してください。
この商品があなたの承認を得てのみ購入され、請求書が送信されていることを確認してください。したがって、カスタマイズされた最終的な経費レポートにデータを追加し、コストが設定された予算を超えることを防ぐことができます。
3. プロジェクト全体の状況
プロジェクトに関するレポートを作成する際には、プロジェクトの状況を明確に伝える必要があります。プロジェクトのステータスは、現在の作業の進捗状況を意味するものではありません。また、計画と実際のスケジュールの差、推定コストと実際のコストの差、残りのタスク、期限の遅れ（ある場合）、潜在的なリスクと問題など、その他のデータも含める必要があります。
あらゆる角度から状況を網羅した包括的なレポートを作成する必要があります。 Asana の包括的なレポート機能は、さまざまな範囲や角度でプロジェクトのステータス レポートを作成するのに役立ちます。確認する リモートチームメンバーを効率的に管理するための最良のヒント.
4. リソースの配布
タスクの割り当てに関するレポートを作成する際は、他の人がリソースの空き状況を確認し、必要に応じてタスクを委任できるようにしてください。このようなレポートでは、各リソースが各タスクに費やす時間の内訳を提供します。
これにより、マネージャーや同僚が、どのチーム メンバーが忙しく、誰に自由な時間があるかを知ることができます。次のようなリソース計画ツールを使用すると、データを簡単に収集し、将来の計画のためにレポートで使用できます。 シルバーバケツ.
5. 機能の使用状況を視覚化する
おそらく、プロジェクトのリソース使用状況レポートが含まれることになります。課金対象の使用量とリソースの合計使用量を区別する必要があります。したがって、データごとに個別の列を作成する必要があります。
リソース名と個別の使用法だけでなく、集合的な使用法も含めることができます。同様に、リソースの使用に関して最も優れたパフォーマンスを発揮した人を認識し、報酬を与えるために少し時間をかけることもできます。
6. 予想されるリスクと実際のリスク
リスク評価はプロジェクト管理に不可欠な部分です。したがって、リスク評価データを正確に視覚化する必要があります。プロジェクトを計画する際に、いくつかのリスクについて考えたことがあるかもしれません。ただし、プロジェクトが進行するにつれて、リスク評価は変化します。プロジェクトレポートを作成するときに、認識されているすべてのリスクと実際のリスクをリストします。
リスク レポートは、予想されるリスクの概要と、その後に報告日までにプロジェクトが遭遇したリスクで構成される必要があります。プロジェクトの進行中にあなたまたはあなたのチームが特定したリスク プロファイルの変更について言及することも重要です。確認する コラボレーションとプロジェクト管理に最適な無料の Airtable 代替手段.
7. プロジェクトポートフォリオ分析
常に複数のプロジェクトを管理していて、ポートフォリオを分析するためのレポートを準備する必要がある場合は、注意が必要です。まず、ダッシュボードに移動します。ここには、すべてのプロジェクト名が太字でリストされ、簡単に視覚化できます。
ダッシュボードには、マイルストーン、期限、現在の進捗状況、予算とコスト、リソースの割り当てなどのプロジェクトの概要も含める必要があります。さまざまなグラフを使用してデータを 1 か所で視覚化することもできます。後でプロジェクトごとに個別のセクションを作成し、個別に分析できます。
市場には強力なポートフォリオ管理ツールがいくつかあります。最適なツールを選択して、専門的かつ包括的なレポートを作成できます。確認する 中小企業経営者向けの最高の無料請求書作成および管理アプリ.
8. データ規約とラベルの追加
プロジェクト レポートには、データとラベルに関する標準的な規則が必要です。組織向けにレポートを作成する場合は、組織の慣例に従ってください。クライアント向けにレポートを作成している場合は、クライアントがレポートに表示される情報をどのように望んでいるのかについて話し合うとよいでしょう。
また、誰でも簡単に理解できるように、レポートには短く正確なラベルを使用してください。さらに、時刻と日付については現地の標準に従うようにしてください。米国に拠点を置く企業に勤務しており、英国出身である場合は、米国の日付規則を使用するのが理想的です。
9. インタラクティブなチャートと視覚化
どのような種類のレポートを準備しようとしているとしても、聴衆はインタラクティブなグラフが最も役立つと考えるでしょう。行や列が数値データでいっぱいだと、顧客は興味を持たなくなる可能性があります。代わりに、チャート上にマウスを置くと追加のデータが表示されるチャートやグラフを作成します。
レポートで使用できるグラフやチャートが多数あります。その中で、円グラフ、折れ線グラフ、棒グラフが最も人気があります。データの種類に応じて、簡単に視覚的に表現できるチャートまたは図を選択する必要があります。
10. 注記セクション
各プロジェクトのレポートは、肯定的な反応も否定的な反応も引き起こします。すべてのプロジェクト レポートには、クライアントまたはマネージャーがフィードバックを提供できるセクションが含まれている必要があります。レポートを確認した後、一般の人々はこのセクションにフィードバックや提案を提供できます。
したがって、フィードバックを個別にリクエストする必要はありません。これは、自分の限界を知り、改善する意欲があることも示します。後で提案をプロジェクトのワークフローに実装できます。
プロジェクトレポートの作成を開始する
プレゼンテーションが成功するかどうかは、聴衆に向けてレポートがどのように作成されるかによって決まります。レポートを作成する際には、効果的かつ包括的なプロジェクト レポートを作成するために、上記の点に留意してください。
また、強力なデータ視覚化ツールを使用して、創造性を加えて専門的にレポートを表示することもできます。今すぐ閲覧できます プロジェクトの共有スプレッドシートで共同作業するための最良のヒント.
